Digital Asset
Management (DAM)

Mit Digital Asset Management (DAM) zu effizienten Abläufen im Marketing

Content als Herausforderung

Marketer sind keine Einzelkämpfer. In jedem Marketing Team gilt es an Aufgaben und Projekte zu koordinieren, um die Vielzahl an Kanälen mit zielgruppenspezifischen Content zu bespielen. Hinzu kommen Freelancer und externe Agenturen, die bei diesen Prozessen unterstützen. Neben Teamwork, Kreativität und persönlichen Skills gewinnt daher die effektive Verwendung von hilfreichen Marketingtools an Bedeutung im Marketing.

Experte Gunter Leonhardt zeigt anhand von fünf Beispielen aus der Praxis, warum eine Digital Asset Management-Software die Zusammenarbeit im Marketing auf die nächste Stufe hebt:

1. Effizient abstimmen

Bis zum Start der neuesten Marketing-Kampagne gibt es meistens viele Abstimmungsschleifen. Von ersten Gedanken und Entwürfen bis zum fertigen Ergebnis bringen verschiedene Teammitglieder ihre Ideen und Änderungswünsche mit ein. Wenn jeder die Datei auf seinem lokalen PC bearbeitet und diese mit Änderungen und Kommentaren an die Kollegen schickt, kann es schnell dazu kommen, dass plötzlich verschiedene Dateien im Umlauf sind.

Doch welche ist die aktuelle in der bereits alle Änderungen eingepflegt sind? Mit einer Digital Asset Management-Software kann das gesamte Team direkt an ein und derselben Datei arbeiten, diese ist die Single Source of Truth. Auch die Abstimmung kann direkt im System an der Datei vorgenommen werden. Vorab definierte Workflows bestimmen die Korrektur- und Freigabeprozesse. Das führt nicht nur dazu, dass die Abstimmung deutlich übersichtlicher ist, sondern ermöglicht es auch, Korrekturschleifen zu beschleunigen.

2. Eine Sprache sprechen

In internationalen Unternehmen arbeiten Teams aus verschiedenen Ländern zusammen. Häufig benötigen alle dieselben Inhalte, Logos und Bilder. Eine DAM-Software stellt allen relevanten Teammitgliedern die Dateien zur Verfügung. Die meisten Digital Asset Management Lösungen sind mit mehrsprachigen Benutzeroberflächen verfügbar, sodass sich jeder Nutzer intuitiv zurechtfindet.

Das Herzstück jedes DAM-Systems sind die Metadaten und Tags, die dabei helfen die digitalen Assets besser zu strukturieren und zu finden. Einige Digital Asset Management Systeme bieten die Möglichkeit, Schlagwörter automatisch in andere Sprachen zu übersetzen, sodass alle Mitarbeiter in ihrer Muttersprache nach Inhalten suchen können.

Was ist ein Digital Asset?

Ein Digital Asset ist jede Form einer digitalen Datei. Gängige digitale Assets umfassen Bilder, Dokumente, Fotos, Präsentationen und Videos.

Besonders im Marketing muss eine Digital Asset Management-Software (DAM) daher ein breites Spektrum an „Kreativdateien“ unterstützten und kann den gesamten Asset-Lebenszyklus – von der Erstellung, über die Verbreitung bis zur Aktualisierung – zentralisiert abbilden.

Die sechs Phasen des Digital Asset Managements

3. Dateien zentralisiert verwalten

Eine Vielzahl an Marketing Kanälen bedeutet eine Vielzahl an Dateien – Bilder, Videos, PDFs etc. Die Dateigröße verhindert dabei häufig das einfache Teilen in Chats oder per Mail. Eine DAM-Software mit einem mobilen Zugriff – egal ob als App oder über den Webbrowser – ermöglicht es die Bilder einfach an der richtigen Stelle abzulegen und beim Upload direkt zu taggen. Die Team Mitglieder werden automatisch über die neu hochgeladenen Bilder informiert.

Zusätzlich kann ein individueller Link im Digital Asset Management System erstellt werden, um die kreativen Inhalte sicher zu teilen und das E-Mail-Postfach nicht zu verstopfen. So kann zusätzlich die Nutzung von weiteren externen Diensten wie etwa WeTransfer vermieden werden.

4. Gezielt suchen, strukturiert arbeiten

Je größer ein Team, desto mehr Arbeitsweisen treffen aufeinander. Häufig führen die verschiedenen Systeme auf  dem zentralen Firmenserver zu mehren Ordnerstrukturen – und sorgen damit für Ineffizienz und schlimmsten Fall zu Datenverlusten.

In einer DAM-Software kann genau festgelegt werden, welche Personen Änderungen in bestimmten Dateien oder der Strukturen vornehmen dürfen. Anhand von Metadatenfeldern, die als Pflichtfelder bei jedem Upload auszufüllen sind, werden relevante Informationen einheitlich und umfassend sichergestellt. Auf diese Weise werden Strukturen und Berechtigungen zentral gemanaged und die gezielte Suche nach Assets ermöglicht.

5. Jederzeit im Loop sein

Die große Vielfalt an, Audio, Video oder Bildformaten stellt häufig eine Hürde im Abstimmungsprozess dar. Inkompatibilitäten, fehlende Lizenzen, veraltete Softwareversionen sowie inkonsistente Darstellungen auf Mac und Windows sind häufig die Ursachen. Insbesondere bei Kreativdateien, die mit der Adobe Creative Cloud erstellt werden, ist dies häufig der Fall.

Ein Digital Asset Management System kann für verschiedene Dateiformate wie zum Beispiel PSD, INDD, AI oder RAW-Daten eine Vorschau anzeigen. Bei manchen Systemen ist es sogar möglich bei Photoshop-Dateien bis in die einzelnen Ebenen einzusehen. Notizen und Anmerkungen können von berechtigten Personen direkt in der Vorschau eingefügt werden – wodurch das ganze Team im Loop ist und Abstimmungen effizient ablaufen.

Gunter Leonhardt

Gunter Leonhardt ist Geschäftsführer der PEAK-14 GmbH, dem Hersteller des DAM-Systems Cavok.
Mit über 25 Jahren Erfahrung im Bereich Digital Asset Management betreut er erfolgreich mit seinem Team weltweit mehr als 150 Kunden und Partner aus verschiedensten Branchen.

Gunter’s Schwerpunkte

  • Digital Asset Management
  • Omnichannel Marketing
  • Content Management Systeme